Oleh: M.Akmal Murtadho
Pemberian otorisasi yang tepat untuk pembelian menjamin banwa barang dan jasa yang dibeli sungguh-sungguh barang yang dibutuhkan perusahaan, dan dengan demikian menghindarkan terjadinya pembellan yang berlebihan atau tidak diperlukan. Banyak perusahaan mensyaratkan berbagai tingkat otorisasi untuk pembelian yang berbeda atau menurut jumlah rupiahnya. Sebagai contoh, pembelian aset tetap yang melebin! batas jumlah rupiah tertentu membutuhkan persetujuan dari dewan komisaris; pembelian untuk sesuatu yang jarang terjadi seperti polis asuransi atau kontrak servis jangka panjang harus mendapat persetujuani dari pejabat tertentu; perlengkapan dan servis yang harganya dibawah jumlah tertentu yang ditetapkan harus mendapat persetujuan dari kepala bagian atau kepada departemen. Sementara itu untuk beberapa jenis bahan baku dan perlengkapan tertentu pembelian dilakukan secara otomatis, karena sister diraneang sedemikain rupa sehingga apabila saldonya telah sampai di bawah batas tertentu, komputer akan langsung melakukan pemesanan kepada pemasok yang telah tercantum dalam database perusahaan, sering juga tersambung langsung dengan komputer pemasok, sehingga otorisasi berlangsung otomatis.
setelah permintaan pembelian diotorisasi, segera disusul dengan pembuatan order pembelian barang atau jasa. Order pembeltan diterbitkan kepada seorang pemasok untuk membeli barang atau jasa yang disebutkan dalam order pada harga tertentu dan dikirimkan pada tanggal atau sebelum tanggal yang disebut di dalamnya. Order pembelian yang bisa dibuat dalam bentuk tertulis atau elektronik, biasanya dipandang sebagai dokumen resmi, dan merupakan suatu permintaan untuk membeli barang atau jasa.
Perusahaan biasanya membentuk suatu bagian pembelian untuk menjamin diperolehnya barang dan jasa dengan kualitas yang baik dengan harga yang rendah. Agar tercipta pengendalian internal yang baik, bagian pembelian sebaiknya terpisah dari bagian yang memberi otorisasi dan yang menerima barang, Semua order pembelian hendaknya bernomor urut tercetak agar dapat dengan mudah diketahui berapa order pembelian yang sudah diterbitkan dan harus dirancang untuk meminimumkan kemungkinan hilangnya formulir secara tidak disengaja ketika barang sudah dipesan
*Disclaimer*
Sumber: Jusup, Al. Haryono. Auditing Edisi II (Pengauditan Berbasis ISA)
