Oleh: Affin Jaffar Umarovic

Pengertian

Perencanaan tenaga kerja adalah proses memutuskan posisi apa yang harus di isi oleh perusahaan, dan bagaimana mengisinya. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan antara tenaga kerja saat ini dengan proyeksi kebutuhan tenaga kerjanya. Perencanaan tenaga kerja harus mendahului perekrutan dan seleksi sesuai dengan kebutuhan pekerjaan perusahaan dalam beberapa bulan atau tahun mendatang. Perencanaan tenaga kerja dapat dilakukan dengan:

1. Meninjau rencana bisnis klien dan data tenaga kerja: cara ini membantu mereka lebih memahami bagaimana perubahan proyeksi rencana bisnis dapat mempengaruhi jumlah pegawai dan persyaratan keterampilan klien. Contoh: bagaimana tingkat pengaruh penjualan staf
2. Mengidentifikasi posisi apa yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan potensi kesenjangan tenaga kerja: cara ini dilakukan dengan membuat proyeksi pasokan dan permintaan tenaga kerja sehingga ini membantu mereka memahami apa posisi baru di masa depan yang harus mereka isi dan karyawan saat ini dapat dipromosikan ke posisi itu.
3. Mengembangkan rencana strategis tenaga kerja: cara ini mereka memprioritaskan kesenjangan tenaga kerja utama seperti posisi apa yang harus diisi dan siapa yang kita miliki yang dapat mengisinya. Kemudian, cara ini juga mengidentifikasi rencana khusus (pelatihan dan lainnya) untuk mengisi kekosongan apa pun.
4. Menerapkan perubahan: cara ini menggunakan berbagai metrik untuk memantau prosesnya. Contoh: program perekrutan dan pelatihan baru.

Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja (Permintaan Tenaga Kerja)

Kebutuhan staf untuk masa depan perusahaan mencerminkan permintaan untuk produk atau layanannya, yang disesuaikan untuk perubahan yang direncanakan oleh perusahaan dalam sasaran strategisnya dan untuk perubahan dalam tingkat produktivitasnya. Oleh karena itu, perkiraan permintaan tenaga kerja dimulai dengan memperkirakan apa permintaan untuk produk atau layanan perusahaan. Dalam jangka pendek, manajemen harus peduli dengan ramalan harian, mingguan, dan musiman, sedangkan untuk jangka panjang para manajer akan mengikuti publikasi industri dan ramalan ekonomi secara dekat, untuk mencoba memahami permintaan di masa mendatang, Prediksi masa depan seperti itu mungkin tidak akan tepat, Tetapi seharusnya bisa membantu perusahaan mengatasi potensi perubahan permintaan. Proses dasar untuk meramalkan kebuthan personil adalah memperkirakan pendapatan terlebih dahulu. Kemudian perkirakan besarnya jumlah staf yang diperlukan untuk mendukung volume penjualan ini. Namun, manajer juga harus mempertimbangkan faktor- faktor lain. Ini termasuk proyeksi perputaran, keputusan untuk meningkatkan( atau menurunkan) produk atau layanan. Perubahan produktivitas, sumber daya keuangan, dan keputusan untuk memasuki atau meninggalkan bisnis. Alat-alat dasar untuk memproyeksikan kebutuhan personil termasuk analisis tren, analisis rasio, dan scatterplot

Perekrutan karyawan berarti mencari dan/ atau menarik pelamar untuk posisi  terbuka perusahaan. Bahkan” Merek” atau reputasi pemberi kerja akan memengaruhi keberhasilan merekrut. Bagaimana pemberi kerja ingin orang lain melihat tempat bekerjanya? Pencitraan merek sering berfokus pada seperti apa rasanya bekerja di perusahaan, termasuk nilai-nilai perusahaan dan lingkungna kerja.

Oleh karena itu, para manajer menggunaka staffing or recruiting yield pyramid, untuk mengukur masalah kepegawaian yang perlu ditangani, Dari pengalaman, perusahaan juga mengetahui hal-hal berikut:

• Rasio penawaran yang dibuat untuk karyawan baru sebenarnya adalah 2 banding 1
• Rasio kandidat yang diwawancarai dengan tawaran yang dibuat adalah 3 hingga 1
• Rasio kandidat yang diundang untuk wawancara untuk kandidat yang diwawancarai adalah sekitar 4 hingga 3
• Akhirnya, Perusahaan mengetahui bahwa dari enam prospek yang datang dari semua sumber perekrutannya, biasanya harus mengundang satu pelamar untuk wawancara rasio 6 banding 1.

Mengisi posisi yang kosong dengan kandidat dari dalam perusahaan memiliki kelebihan. Pertama, benar-benar tidak ada pengganti untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan kandidat, seperti yang Anda harus lakukan setelah bekerja dengannya selama beberapa waktu. Karyawan saat ini mungkin juga lebih berkomitmen terhadap perusahaan. Semangat dan keterlibatan dapat meningkat jika karyawan melihat promosi sebagai penghargaan atas kesetiaan dan kompetensi. Kandidat dari dalam perusahaan memerlukan orientasi dan(Mungkin) pelatihan yang lebih rendah daripada orang luar. Karyawan eksternal cenderung datang dengan gaji yang lebih tinggi daripada yang dipromosikan secara internal, dan beberapa “ bintang” yang didapat dari luar  mungkin ternyata lebih unggul hanya karena perusahaan tempat mereka berasal daripada keterampilan mereka sendiri.

Publikasi lowongan pekerjaan berarti mempublikasikan pekerjaan terbuka kepada karyawan( biasanya dengan memposting secara harfiah di intranet perusahaan atau papan bulletin).

Publikasi pekerjaan ini mencamtumkan atribut pekerjaan, seperti kualifikasi, pengawas,jadwal kerja, dan tingkat pembayaran. Inventarisasi keterampilan kualifikasi juga penting.

Setelah meninjau resume pelamar, manajer beralih ke memilih kandidat terbaik untuk pekerjaan itu, Ini biasanya berarti mengurangi jumlah pelamar dengan mnggunakan alat skrining berikut:,tes, pusat penilaian,wawancara, dan latar belakang dan pmeriksaan referensi, Tujuan seleksi karyawan adalah untuk mencapai kecocokan orang pekerjaan, Ini berarti mencocokkan pengetahuan,keterampilan,kemampuan dan kompetensi lain(Knowledge,skills,abilities,and other competencies) KSACs) yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan( berdasarkan analisis pekerjaan) dengan KSAC pemohon.

Memilih karyawan yang tepat adalah penting untuk tiga alasan utama Pertama karyawan dengan keterampilan yang tepat akan bekerja lebih baik untuk Anda perusahaan. Karyawan tanpa keahlian ini atau yang kasar atau tidak jujur tidak akan berfungsi dengan efektif,dan kinerja Anda sendiri serta perusahaan akan menurun,Kefua, pemilihan yang efektif itu penting karena mahal untuk merekrut dan mempekerjakan karyawan, Survei menemukan bahwa biaya rata-rata untuk mempekerjakan seorang karyawan tidak berhasil adalah sekitar $70.000 Ketiga Perekrutan yang tidak kompeten memiliki konsekuensi hukum.

Orientasi karyawan (atau onboarding) memberikan karyawan baru dengan informasi dasar latar belakang( seperti kata sandi computer dan peraturan perusahaan) yang mereka perlukan  untuk melakukan pekerjaan mereka, idealnya, hal itu juga harus membantu mereka mulai terikat secara emosional dan terlibat dalam perusahaan. Manajer ingin mencapai empat hal Ketika memprioritaskan karyawan baru:

1. Buat karyawan baru merasa diterima dan sebagai bagian dari tim
2. Pastikan karyawan baru memiliki infomrasi dasar untuk berfungsi secara efektif, seperti akses email, kebijakan dan manfaat personel dan haratap dalam hal perilaku kerja.
3. Bantu karyawan baru memahami organisasi dalam arti luas( masa lalu, masa kini,budaya, serta strategi dan visi masa depannya)
4. Mulai sosialisasikan orang tersebut ke dalam budaya perusahaan dan cara melakukan sesuatu

Orientasi minimalnya harus memberikan informasi tentang hal-hal seperti tunjangan karyawan, kebijakan personel, Tindakan dan peraturan keamanan, dan tur fasilitas, karyawan baru harus menerima( dan menandatangani) buku pedoman karywan baik cetak ataupun berbasis internet yang mencakup hal-hal tersebut

Setelah melakukan orientasi, maka perlu diadakan pelatihan. Pelatihan berarti memberikan keterampilan yang baru yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, seperti memberikan pelatihan bagaimana menjual produk kepada para wiraniaga, Pelatihan merupakan hal yang penting. Meskipun seorang pekerja dengan potensial yang tinggi yang pada mulanya tidak memiliki pengetahuan dan bagaimana melakukan pekerjaan mereka, dengan adanya pelatihan maka akan bisa melakukan pekerjaan dengan baik. Perusahaan juga akan memperoleh fakta bahwa pelatihan akan meningkatkan keterlibatan karyawan.

Perusahaan harus menggunakan proses pelatihan yang rasional. Standar di sini adalah masih proses pelatihan dasar analysis-design-develop-evaluate( ADDIE) model yang digunakan para ahli pelatihan selama bertahun-tahun.Sebagai contoh, satu vendor pelatihan menjelaskan proses pelatihannya sebagai berikut:

• Analisis kebutuhan pelatihan
• Desain program pelatihan secara keseluruhan
• Pengembangan kurus(Sebanarnya Menyusun/ membuat materi pelatihan).
• Melaksanakan pelatihan dengan benar- benar melatih kelompok karyawan yang ditargetkan menggunakan metode seperti pelatihan di tempat kerja atau online
• Evaluasi keefektifan kursus